Делопроизводство

Статьи по разделу Делопроизводство

Отследить отправление на сайте Почта России

В каждой карточке исходящей корреспонденции есть поле «Почтовый идентификатор». С его помощью можно отследить судьбу отправления на сайте Почты России. Для этого введите в поле уникальный идентификатор и нажмите на ссылку ниже «Открыть сайт». 



Регистрация входящих

Из любого раздела программы ПАУ Вы можете регистрировать входящую корреспонденцию.

Если это ответ на ваше ранее направленное письмо, то выберите в разделе Делопроизводство - Входящие это письмо из выпадающего меню "Исходящее". Внимание - если исходящее было создано более полугода назад в этом списке оно не отобразится.

mceclip0.png

Заполните всю необходимую информацию и сохраните запись.

В разделе "Делопроизводство", в списке "Входящие", появится новая запись входящего письма (входящая и исходящая корреспонденция отображается за последние три месяца).

Если регистрируем входящее из раздела Исходящие, нажимаем Правой кнопкой мыши на запись-Еще-Зарегистрировать ответ


После этого в разделе Исходящие запись выделится серым цветом и в колонке Ответ появится номер и дата связанного входящего, для удобства поиска связанных записей.

mceclip1.png

В ситуации, когда на одно Исходящее необходимо зарегистрировать несколько Входящих.
В колонке Ответ все входящие будут отображаться через запятую.


Делопроизводство

Создание новой записи реестра
Реестр исходящих писем
Маски номера

Раздел Делопроизводство предназначен для автоматизации документооборота. 

Исходящая корреспонденция, приказы, прочие документы автоматически создаются в соответствующих реестрах при генерации документов. 

Создание новой записи реестра

При формировании документа

Для регистрации исходящего документа в окне формирование запроса проставляем галочку Добавить в делопроизводство и жмём Открыть...

01.jpg

Чтобы зарегистрировать документ в реестре исходящей корреспонденции жмём Да.

При регистрации документа «Помощник» заполняет необходимые данные. При желании мы можем их откорректировать, изменив предложенные программой № документа, дату или тип запроса. 

02.jpg

Если нужно отразить информацию о направленном документе в отчёте о деятельности АУ как иную меру по сохранности имущества должника, устанавливаем соответствующую галочку и заполняем Формулировку для отчёта.

Указав всю информацию, жмём ОК для подтверждения — новая запись появится  в списке. 

В разделе Делопроизводство

Зарегистрировать входящую корреспонденцию можно в разделе Делопроизводство, подразделе Входящие. Для этого нажимаем кнопку + Создать запись реестра.

Можно зарегистрировать входящую корреспонденцию в любом разделе программы, нажав на сквозную кнопку Регистрация в правом верхнем углу.

03.jpg

В открывшемся окне вводим данные. При регистрации ответа на наш запрос достаточно выбрать исходящий документ, и информация о документе и отправителе проставится автоматически.

Чтобы в любое время иметь доступ к документу, можем приложить скан документа во вкладке Приложенные файлы. 

Если нужно отразить информацию о полученном документе в отчёте о деятельности АУ как результат принятой меры по сохранности имущества должника, устанавливаем соответствующую галочку и заполняем Формулировку для отчёта.

Заполнив все данные, нажмите кнопку ОК для подтверждения — в реестре появится новая запись.

Внимание! При регистрации ответов на запросы в ФНС, ГИБДД и банки можно сразу перейти к занесению в программу информации, полученной из ответа. Для этого жмём на Сохранить и перейти к вводу данных. Откроется окно для ввода полученной информации. После занесения данных нажимаем ОК. Данные о счетах организации заносятся в свойства предприятия, данные о транспортных средствах, зарегистрированных на должника, и денежные средства на счетах компании заносятся в конкурсную массу, где их потом можно откорректировать. 

Реестр исходящих писем

Для создания реестра исходящих писем необходимо в Исходящей корреспонденции выбрать нужные исходящие и нажать кнопку Реестр писем. 

06.jpg


Нажмите Да, и откроется окно Реестр исходящей корреспонденции.

image-1687506637210.jpg

Укажите все сведения об отправлениях (вес, тип, конверта, дату отправления и др.) и подготовьте реестр, выбрав нужную форму в меню Распечатать реестр.

При действующей Технической поддержке можно создать партию отправлений на сайте Почты России otpravka.pochta.ru. Подробнее про интеграцию в инструкции.

Воспользовавшись интеграцией, вы получите: готовые к печати конверты, уведомления (если они были указаны) и почтовый реестр, ф. 103, а также, почтовый идентификатор для каждого отправления и сумму за пересылку. Помощник сразу предложит зарегистрировать почтовый расход.

Маски номера

В программе предусмотрена маска формата номера входящей и исходящей корреспонденции. Для каждой процедуры можно задать свой шаблон в Свойствах процедуры, во вкладке Дополнительно.

04.jpg

Переменные, используемые в маске:

%y% - год в формате 10, 11, ..., 23;

%Y% -  год в формате 2010, 2011, …, 2023;

%ng% - сквозной номер записи в делопроизводстве;

 %ny% - номер записи в делопроизводстве в рамках года.

Пример: для нумерации – «вх.1/15-ЦО», нужно будет ввести маску – «вх.%ny%/%y%-ЦО»

05.jpg

После этого при создании записей в разделе Делопроизводство, они будут иметь указанную нумерацию.


Журнал входящей и исходящей корреспонденции в отчете АУ

С версии 3.29 появилась возможность отобразить входящую и исходящую корреспонденцию в отчете АУ, которая не относится к мерам по сохранности имущества.

Чтобы журнал исходящей и входящей корреспонденции отобразился в отчете АУ, выполните следующие действия:

  1. Откройте раздел Делопроизводство, подраздел Исходящие и нажмите кнопку «Зарегистрировать исходящее». Заполните необходимую информацию и установите галочку в чекбоксе «Иные сведения».

2.png

При установленной галочке в чекбоксе «Иные сведения» в поле «Формулировка в отчете АУ» отобразится стандартный текст, который подтянется в Отчет АУ в таблицу «Журнал входящей и исходящей корреспонденции». Вы можете отредактировать текст формулировки.

3.png

2. Нажмите кнопку «ОК».

При регистрации входящего письма, которое является ответом на исходящее и у связанного исходящего стоит отметка «Иные сведения», в окне входящего галочка в чекбоксе «Иные сведения» проставится автоматически. В поле «Формулировка в отчете АУ» отобразится стандартный текст, который можно дополнить или изменить.

4.png

3. Нажмите кнопку «ОК».

4. В верхней части программы нажмите кнопку «Отчет» и выберите пункт «Отчет АУ».

5.png

5. В отчете АУ перейдите в раздел Иные сведения, в подраздел исх/вх корреспонденция.  В данном подразделе содержится таблица «Журнал исходящей и входящей корреспонденции».

6.png

В первом разделе таблицы содержатся колонки «Исходящая корреспонденция», «Входящая корреспонденция (полученные ответы)».

7.png


Во втором разделе таблицы содержатся колонки «Входящая корреспонденция», «Исходящая корреспонденция (направленные ответы)».

8.png

Сортировка внутри таблицы осуществляется по дате - от новых писем к старым сверху вниз.

В параметрах формирования отчёта можно настроить, в каких процедурах какие иные сведения следует добавлять в документ, а какие нет.

  1. Перейдите в основное меню программы и нажмите на пункт «Параметры».

  2. В окне Параметры перейдите во вкладку Отчет АУ и нажмите ссылку «Настроить отображение иных сведений в Отчете о деятельности АУ».

  3. В окне «Настройка формирования иных сведений в отчете АУ» снимите галочку в чекбоксе «Исходящая/входящая корреспонденция».

  4. Нажмите «ОК». 

1.png

Почта России – отметка о возврате

С версии ПАУ 3.29 в окне создания реестра исходящих писем появилась возможность ставить отметку, что корреспонденция не подлежит возврату.

Воспользоваться функционалом можно только в редакциях программы Профессионал и Управляющая компания.

При создании реестра исходящей корреспонденции будет автоматически устанавливаться отметка «По умолчанию». Это значит, что будет использоваться настройка из вашего личного кабинета на сайте https://otpravka.pochta.ru/.

1.png

Установить настройку в личном кабинете можно следующим образом:

1. Выполните вход в личный кабинет на сайте https://otpravka.pochta.ru и нажмите кнопку «Еще» . В выпадающем списке выберите пункт «Настройки».

2.png


2. Далее перейдите во вкладку Отправления. Слева выберите пункт «Письмо заказное» и установите галочку «Печать отметки «Возврату не подлежит»».

3.png

3. Нажмите кнопку «Сохранить».

При формировании реестра исходящей корреспонденции будет автоматически устанавливаться признак «По умолчанию» с учетом настроек в личном кабинете Почты России.

Отметка о том, что письмо не подлежит возврату, отобразится на конверте и в реестре Ф. 103.

инстркция_1.jpg

Также, в реестре исходящей корреспонденции в выпадающем списке есть возможность поставить отметки «Возврату не подлежат» или «Возврату подлежат».

6.png

Возврату подлежат – на конверты для отправлений в этом почтовом реестре будет установлена отметка «Возврату не подлежат», игнорируя настройку в личном кабинете на сайте https://otpravka.pochta.ru/. В реестре по форме 103 будет установлена отметка «Отправления возврату не подлежат».

Возврату подлежат – отметка «Возврату не подлежат» не будет установлена на конвертах и в реестре Ф. 103, независимо от настройки в личном кабинете на сайте https://otpravka.pochta.ru/. Если содержание почтовых отправлений имеет юридическую ценность, рекомендуем установить отметку «Возврату подлежат».


Почта России – комментарий к отправлению

С версии ПАУ 3.29 добавлена возможность оставлять комментарии к исходящей корреспонденции.

Воспользоваться функционалом можно только в редакциях программы Профессионал и Управляющая компания.


Добавить комментарий к почтовому отправлению можно следующим образом:

1. Перейдите в раздел Делопроизводство, подраздел Исходящие и дважды кликните по записи с исходящим письмом.

1.png


2. В окне Исходящая корреспонденция в поле «Комментарий к исходящему» введите текст комментария, который

будет отображен на конверте, в уведомлении и в реестре Ф. 103 в колонке «Примечание»

2.png

3.png

3. Нажмите кнопку «ОК»

4. Далее создайте реестр писем. Для создания реестра исходящих писем необходимо в Исходящей корреспонденции выбрать нужное исходящее и нажать кнопку «Реестр писем». В окне с уведомлением нажмите «Да», после чего откроется окно «Реестр исходящей корреспонденции».

4.png


5. Укажите все сведения об отправлении (вес, тип, конверта, дату отправления и др.) и нажмите кнопку «Создать партию отправлений на сайте Почты России». 

5.png

6. В открывшемся уведомлении проверьте данные партии и нажмите кнопку «Да».

6.png

После создания партии отправлений с сайта Почты России будут получены сгенерированые бланки конвертов, уведомлений и реестр Ф. 103 с комментарием, который был указан в окне Исходящей корреспонденции.

7.png

8.png


Единая кнопка регистрации входящей корреспонденции и публикаций в Коммерсантъ (доступно с версии 4.3)

Данный функционал позволяет удобно регистрировать входящие письма и объявления в Коммерсантъ из единого места, без необходимости переключаться между процедурами.

Для регистрации входящих писем необходимо выполнить следующие действия:

В правом верхнем углу программы нажимаем кнопку «Регистрация» и в выпадающем списке нажимаем пункт «Регистрация писем и публикаций».

1.png

В открывшемся окне «Параметры регистрации» в поле «Процедура» выбираем процедуру, в которой планируем зарегистрировать информацию. В списке отображаются только открытые процедуры арбитражного управляющего.

2.png

Проверяем, что в поле "Корреспонденция" установлено значение "входящее письмо". Если это значение не выбрано, пожалуйста, выберите его.

3.png

Нажимаем кнопку «Перейти к регистрации».

4.png

Открылось окно «Входящая корреспонденция».

5.png

Заполняем всю необходимую информацию и сохраняем запись, нажав кнопку «ОК».

6.png

В окне «Параметры публикации» в таблице появится запись с типом «Входящая корреспонденция».

7.png

Зарегистрированное письмо отобразится в выбранной процедуре в разделе Делопроизводство, подразделе Входящие. 

13.png

Таким образом, используя вышеописанный способ, можно регистрировать входящие письма для различных процедур. Все зарегистрированные записи отобразятся в таблице.

8.png

Для регистрации объявлений в Коммерсантъ необходимо выполнить следующие действия:

В окне «Параметры регистрации» в поле «Процедура» выбираем процедуру, в которой планируем зарегистрировать информацию.

Далее, в поле «Публикация в СМИ» устанавливаем значение «о введении процедуры» и нажимаем кнопку «Перейти к регистрации».

10.png

В открывшемся окне «Параметры публикации объявления в СМИ» заполняем поля «№ газеты», «№ объявления», «Дата выпуска». Нажимаем кнопку «Сохранить».

11.png

В окне «Параметры публикации» в таблице появится новая запись с типом «Публикация в СМИ».

12.png

Зарегистрированная публикация в Коммерсант отобразится в свойствах выбранной процедуры, вкладка Публикация о введении. 

14.png

Чтобы удалить запись из таблицы, нажмите на иконку корзины в строке с записью.

Важно отметить, что удаление затронет только запись в таблице и не повлияет на другие данные, добавленные в программу. Об этом будет сообщено в окне уведомления.

9.png

Добавление меток во входящих (доступно с версии 5.2)

В разделе «Делопроизводство», подраздел «Входящие» появилась возможность помечать письма.

Для того чтобы добавить к входящему письму метку нажмите правой кнопкой мыши на входящее, в открывшемся списке выберите пункт - «Добавить метку» - в выпадающем списке выберите метку

ДМ.png

После выбора метки, она отобразится в соответствующей колонке

М.png

По умолчанию есть 2 метки - «Срочно» и «Важно». Так же можно добавить свои метки. Для этого нужно нажмите правой кнопкой мыши на входящее, выберите пункт меню - «Добавить метку» - «Редактировать»

Р.png

В появившемся окне можно указать наименование метки, цвет метки

04_форма.png

Для того чтобы метка появилась в подразделе «Входящие» необходимо, чтобы у нее были указаны название и цвет. Для изменения цвета нажмите на круг, с цветом нужной метки и в появившейся палитре выберите цвет. После выбора нажмите enter, либо на любое место на форме и цвет метки будет изменен.

Для того чтобы сохранить изменения нажмите на кнопку «Сохранить»

05_новая метка.png

Максимальное количество меток - 8.

Метки, добавленные на форме, буду доступны на всех процедурах.

При изменении цвета, названия эти изменения отобразятся в разделе.

Все добавленные метки можно увидеть в разделе «Входящие» внизу страницы

Л.png

Для того чтобы снять метку нажмите на входящее правой кнопкой мыши, в появившемся списке выберите пункт «Снять метку»

С.png

После этого метка будет снята.

Создание отправлений на сайте Почты России со способом оплаты "Знак онлайн-оплаты"

На форме создания реестра писем, в делопроизводстве, мы добавили возможность создания партии писем на Почте России со способом "Знак онлайн-оплаты".

1.png

Из ПАУ можно создать отправления этим способом только для конвертов C4, C5 и DL. Конверты А6 и А7 не поддерживает Почта России при оплате данным методом. Поэтому при попытке создания отправлений с конвертами А6 и А7 в ПАУ выводится предупреждение:

2.png

Создание отправлений с помощью способа оплаты "Знак онлайн-оплаты" возможно только при активированной услуге Онлайн-баланс на сайте Почты России. Если данная услуга не активирована, а пользователь пытается создать отправление способом оплаты "Знак онлайн-оплаты", то он получит предупреждение:

3.png

При выборе способа оплаты Знак онлайн-оплаты Почта России вставляет QR-код .

image-1760950352300.png

image-1760951432625.png

Утилита подготовки архива документов для сервиса «Отправка» Почты России

Запуск утилиты из ПАУ

Для запуска Утилиты подготовки писем для Почты России из ПАУ нужно сформировать zip-архив в пакетной генерации запросов в процедурах РД, РИ, УД либо в собрании кредиторов и открыть его нажав на кнопку «Сохранить и открыть утилиту подготовки писем для Почты России»

01.png

Запуск утилиты не из ПАУ

Для того чтобы запустить утилиту через меню Пуск напишите в поисковой строке «Утилита подготовки писем для Почты России», дождитесь завершения поиска и кликните по названию утилиты в результатах поиска

02_поиск.png

Возможности утилиты

Утилита позволяет создавать архив документов для отправки сервисом «Отправка» Почты России, добавлять, удалять, редактировать документы в уже существующем архиве, заполнять данные для отправки

Создание архива

Для создания архива на форме «Утилита подготовки писем для Почты России» нажмите на кнопку «Создать новый архив» в появившемся окне выберите файлы pdf, которые будут добавлены в архив и нажмите кнопку «Открыть»

14.png

Выбранные документы будут добавлены в таблицу на форме «Утилита подготовки писем для Почты России»

15.png

Заполнение данных

Для выбранных записей можно изменить категорию письма, подписать ЭЦП.

Для проверки статуса готовности письма к отправке нажмите на ссылку «не готово» в строке, откроется уведомление, в котором будет указано, какие данные необходимо указать для того чтобы письмо было готово для отправки сервисом «Отправка» Почты России

17.png

Для того чтобы указать недостающие данные нажмите на строку таблицы.

В открывшейся форме «Письмо для отправки сервисом «Отправка» Почты России» укажите регистрационный номер, адрес, наименование, ИНН получателя, адрес отправителя, при необходимости измените категорию отправления

19.png

Также на форме «Письмо для отправки сервисом «Отправка» Почты России» можно узнать готовность письма и общую готовность архива к отправке

Для того чтобы перейти на следующее письмо нажмите на кнопку «Следующее», для того чтобы открыть предыдущее письмо нажмите на кнопку «Предыдущее»

Для сохранения изменений на форме «Письмо для отправки сервисом «отправка» Почты России» нажмите на кнопку «Сохранить»

Для редактирования дополнительных сведений нажмите на ссылку «Дополнительные сведения для отправки письма»

20.png

На форме «Дополнительные сведения для отправки письма» можно указать название письма, место хранения и информацию о машиночитаемой доверенности, комментарий в ф.103 для отправлений с типом заказное, комментарий для бланка о вручении, дополнительную информацию адресного блока

Для сохранения внесенных данных нажмите на кнопку «Сохранить»

Редактирование архива

Для того чтобы открыть архив нажмите на кнопку «Открыть архив» в открывшемся окне выберите zip архив и нажмите кнопку «Открыть»

21.png

в таблице появится список файлов, добавленных в выбранный архив

22.png

Интеграция ПАУ с сервисом "Отправка" от "Почты России" (регистрация сервиса, создание партии отправлений на сайте Почты России, печать отправлений для передачи в ОПС)

Интеграция ПАУ с сервисом "Отправка" от "Почты России" доступна для пользователей выше версии 3.11

Использование данного сервиса минимизирует время обработки почтовых отправлений, другими словами, придется меньше стоять в очереди в отделении почты России. Также данной услугой могут воспользоваться только юридические лица.

Договор с почтой России заключается самостоятельно.

Воспользоваться сервисом можно только в редакциях программы ПРОФЕССИОНАЛ или УПРАВЛЯЮЩАЯ КОМПАНИЯ

Регистрация в сервисе

Для начала использования сервиса отправка необходимо выполнить несколько шагов:

  1. Регистрация на основном сайте "Почты России"

2. Регистрация в сервисе "Отправка"

После завершения регистрации в сервисе - отправляется заявка, которая рассматривается около 3 суток. Следует понимать, что заявку обрабатывает Почта России и в случае возникновения каких-либо вопросов следует направлять их в службу поддержки Почты России

3. Получение токена авторизиации

4. Заполнение регистрационных данных в ПАУ

После регистрации необходимо указать данные для авторизации в ПАУ. Для этого заходим на форму Свойства управляющего во вкладку Учетные данные

Необходимо заполнить логин и пароль, используемый для авторизации на сайте Почта России, а также токен, который можно узнать в личном кабинете в разделе Настройки (см. п.3)


Изменения в ПАУ

Раздел "Исходящие"

В таблицу Исходящие раздела Делопроизводство добавлены две дополнительные колонки:

Форма "Свойства исходящего"

Вкладка "Общие"

На вкладку Общие добавлены два поля:

Данные из этих полей используются для формирования партии отправки в сервисе Отправка.

Вкладка "Почтовые атрибуты"

Так же на форму добавлена дополнительная вкладка Почтовые атрибуты, где отображаются следующие данные:

Поля на вкладке Почтовые атрибуты заполняются автоматически, после формирования партии для отправки в сервисе Отправка.

Форма "Свойства почтового реестра"

На форму добавлены поля:

Ограничения

  1. В пределах одного почтового реестра, у всех исходящих в этом реестре должна быть либо указана объявленная ценность, либо у всех отсутствовать. В том случае, если у некоторых будет указана ОЦ, а у некоторых нет почтовый реестр будет показано сообщение об ошибке:

Пример отправки

  1. Создаем почтовый реестр.

  2. В созданном реестре указываем тип уведомлений, дату отправления и, если необходимо, меняем вес исходящих писем

3. Нажимаем кнопку Получить ШПИ на сайте Почта России и подтверждаем создание

4. После создания партии на сайте Почта России:

5. После успешной отправки партии в сервис Отправка с сайта Почты России будут получены сгенерированные бланки конвертов, уведомлений и печатной формой почтового реестра Ф103. На форме свойств почтового реестра появятся кнопки для открытия pdf-файлов с конвертами, уведомлениями (если тип уведомлений был выбран не без уведомлений) и формой 103.

6. Нужно распечатать конверты, уведомления (с 2 сторон), форму 103 (в 2 экземплярах), прикрепить уведомления к конвертам. Отправления готовы для передачи в ОПС.

Для того чтобы штрихкоды печатались на конвертах из ПАУ зайдите в личный кабинет https://otpravka.pochta.ru/, перейдите в настройки и укажите размер конверта, способ оплаты - франкировка или марки, далее из сформированного ПАУ файла можно распечатать конверты со штрихкодами. Телефон техподдержки Почты России 616-03-53, доб. 2522

7. Созданную партию отправлений можно будет увидеть в личном кабинете Почта России.

Формирование zip архива для отправки сервисом «Отправка» Почты России (доступно с версии 5.3)

Формирование zip архива для отправки сервисом "Отправка" Почты России доступно пользователям редакций Профессионал и Управляющая компания с действующей технической поддержкой.

Инструкция по интеграции ПАУ с сервисом "Отправка" от "Почты России" (регистрация сервиса, создание партии отправлений на сайте Почты России, печать отправлений для передачи в ОПС) 

Пакетная генерация запросов процедуры РД, РИ, УД

Нажмите кнопку «Процедура». В окне Свойства процедуры» нажмите кнопку «Пакет запросов». На форме «Пакетная генерация запросов» нажмите на кнопку «Сохранить» в выпадающем списке выберите пункт «Сохранить в PDF»

01_ПГЗ.png

На форме «Сохранение в формате PDF» выберите пункт «в zip архиве для отправки сервисом Почты России», нажмите «Сохранить»

02_сохранить.png

Появится окно с предупреждением о необходимости заполнения данных контролирующих органов. Для возврата на форму «Пакетная генерация запросов» для заполнения данных нажмите кнопку «Вернуться на форму Пакетная генерация запросов» предупреждение закроется, будет открыта форма «Пакетная генерация запросов».

Для продолжения без заполнения данных нажмите на кнопку «Продолжить без указания данных»

Без имени3.png

Предупреждение закрылось, открылась форма «Подписание электронной подписью». На форме «Подписание электронной подписью» в выпадающем списке выберите сертификат электронной цифровой подписи, нажмите кнопку «Подписать»

03_подписание.png

После этого будет сформирован zip архив, который содержит в себе pdf файлы выбранных запросов, файлы подписей и заполненный excel файл

06_архив.png

Также можно сформировать zip архив без подписания. Для это на форме «Подписание электронной подписью» нажмите на кнопку «Сгенерировать без подписи»

04_без_подписи.png

После этого будет сформирован zip архив с не подписанными pdf файлами запросов и excel файлом.

Собрания кредиторов для всех процедур

Раздел «Собрания» - подраздел «Собрания кредиторов», перейдите на вкладку «Уведомление». Снимите чекбокс «Пакетно». Нажмите кнопку «Уведомления», в появившемся выпадающем списке выберите пункт «В PDF»

07_уведомление.png

В окне «Сохранение в формате PDF», должен быть установлен чекбокс «Сохранить отдельными файлами в формате zip файла для отправки электронными письмами Почтой России». Нажмите кнопку «ОК»

08_пдф.png

В появившемся окне «Подписание электронной подписью» выберите сертификат электронной подписи, нажмите кнопку «Подписать»

09_подписать.png

После этого будет сформирован zip архив, содержащий pdf файлы уведомления о собрании кредиторов, файлы подписей и заполненный excel файл

Screenshot_2.png

Также можно сформировать zip архив без подписания. Для этого на форме «Подписание электронной подписью» нажмите на кнопку «Сгенерировать без подписи»

10_без_подписи.png

После этого будет сформирован zip архив содержащий не подписанные pdf файлы уведомления о собрании кредиторов и заполненный excel файл.

Формирование и заполнение excel файла

Для отправки zip архива сервисом «Отправка» Почты России excel должен содержать обязательные данные, которые указаны на сайте Почты России

10_эксель.png

В ПАУ заполняются следующие поля:

FILE_NAME - содержит наименование файла из архива
ADDRESSLINE_TO - адрес получателя, берется из адреса контролирующего органа, либо из свойств кредитора, которому будет направлено письмо
RECIPIENT_TYPE - тип получателя - юридическое или физическое лицо
RECIPIENT - наименование или ФИО получателя - контролирующий орган или кредитор
LETTER_REG_NUMBER - регистрационный номер письма
LETTER_TITLE - название файла
MAILCATEGORY - всегда 1, электронное заказное письмо
ADDRESSLINE_RETURN - адрес для корреспонденции из свойств арбитражного управляющего
NO_RETURN - принимает значение 1

Заполните колонки, которые не заполнены.

В личном кабинете Отправка нажмите Создать отправление - Из файла - Электронные заказные письма и подгрузите файлы.

Для отправки электронными заказными письмами в личном кабинете сервиса "Отправка" Почты России должна быть подключена услуга "Отправка электронных заказных писем" 

Для заключения договора на отправку электронных заказных писем, обратитесь к менеджеру, который ведёт ваш договор на отправку письменной корреспонденции или задайте вопрос в техническую поддержку Почты России (рядом со знаком внизу данной страницы)

Инструкция Как отправить "Электронное заказное письмо" (ЭЗП)

Screenshot_1.png


В версии 6.1 добавили возможность объединения текста запроса с определением суда

Для того чтобы объединить судебный акт с запросом нажмите на кнопку «Арбитр» в выпадающем списке выберите пункт «Открыть судебные акты на диске». Добавьте документ определения суда через кнопку «Добавить» 

02.png

Дата публикации должна совпадать с датой введения процедуры в свойствах процедуры

«Тип документа» - «Определение» или «Решения и постановления»

Для того чтобы в пакетной генерации запросов при сохранении в zip архиве был добавлен судебный акт установите галочку в «Параметры генерации» - «Судебный акт»03.png

Контроль ответа на исходящие

С версии 6.2 в подразделе «Исходящие» раздела «Делопроизводство» появилась возможность указания даты, до которой будет ожидаться ответ на исходящее.

Для всех исходящих можно указать дату ожидания в карточке исходящих вручную, а для исходящих, которые формируются через пакетную генерацию запросов, есть возможность настроить автоматическое указание даты ожидания ответа.

Ручное указание даты ожидания ответа

Для того чтобы указать дату ожидания ответа по конкретному исходящему вручную необходимо двойным нажатием по строке с исходящим открыть карточку исходящего.

В карточке исходящего в окне «Исходящая корреспонденция» отметить чекбокс «ожидается ответ до».

По умолчанию в поле даты встанет дата +21 день к дате отправки исходящего.

Карточка исходящего (чекбокс 21).png

При необходимости дату можно изменить. Количество дней ожидания пересчитается в зависимости от разницы между датой отправки и датой, до которой ожидается ответ.

Карточка исходящего (изменение даты).png

Настройка автоматического указания даты

Для исходящих, которые будут добавлены в подраздел «Исходящие» раздела «Делопроизводство» из пакетной генерации запросов, можно настроить автоматическое указание даты ожидания ответа на такие запросы.

Для настройки указания количества дней ожидания на запросы необходимо в основном меню программы выбрать раздел «Настройки пакетной генерации».

Основное меню.png

В окне «Настройки пакетной генерации» находится таблица со списком запросов, для которых есть возможность установить определенное количество дней ожидания ответа на запросы.

По умолчанию для всех запросов установлено значение «не ждем».

Настройки пакетной генерации 1.png

Для изменения значения необходимо кликнуть по строке с запросом после чего откроется окно «Настройки запроса», где в поле «ждем ответа на запрос» нужно указать количество дней ожидания ответа.

Настройка запроса.png

Настройки запроса 2.png

После сохранения значения по кнопке «Сохранить» в таблице напротив запроса будет указано введенное количество дней.Настройки пакетной генерации 2.png

У исходящих, которые будут сформированы через пакетную генерацию запроса после указания количества дней ожидания на форме «Настройки пакетной генерации», в карточке исходящего уже будет отмечен чекбокс «ожидается ответ до» и указана дата, до которой ожидается ответ.

Карточка исходящего.png

Состояние

В списке исходящей корреспонденции в подразделе «Исходящие» раздела «Делопроизводство» появилась колонка «Состояние».

Состояние устанавливается в зависимости от даты отправки, даты ожидания ответа, наличия чекбокса «Возвращено» и выбора исходящего в карточке входящего как ответ на него.

Карточка исходящего (параметры состояния).png

Возможные состояния:

Список исходящих.png

Описание возможных состояний приведено в таблице ниже:

№

Состояние

Цвет

Когда устанавливается

1

Черновик

черный

когда не указана "Дата отправки" или она в будущем, не отмечено "ожидается ответ до" и "Возвращено" и это Исходящее не выбрано во входящем

2

Отправлено

зеленый

когда указана "Дата отправки" и она текущая или в прошлом, не отмечено "ожидается ответ до" и "Возвращено" и это Исходящее не выбрано во входящем

3

Ожидает ответа

оранжевый

когда дата в поле "ожидается ответ до" в будущем, не отмечено "Возвращено" и это Исходящее не выбрано во входящем

4

Нет ответа

малиновый

когда дата в поле "ожидается ответ до" сегодня или в прошлом, не отмечено "Возвращено" и это Исходящее не выбрано во входящем

5

Ответ получен

серый

всегда, когда указано это Исходящее выбрано во входящем

6

Возвращено

красный

всегда, когда это Исходящее не выбрано во входящем, но отмечено "Возвращено"

Список исходящей корреспонденции также можно отфильтровать по состоянию. Для этого в списке фильтров "Показывать" раздела "Делопроизводство" при выбранном подразделе "Исходящие" необходимо выбрать фильтр "Состояние".

Фильтр.jpg

Далее в открывшемся окне "Состояние" выбрать необходимый фильтр и нажать на кнопку "Применить фильтр". 

Состояние.jpg

нет ответа.jpg

Список исходящей корреспонденции будет отфильтрован в соответствии с выбранным состоянием.

нет ответа 1.jpg

 

 

 

 



 

Подготовка описи почтовых отправлений для Почты России

Для генерации необходимо сформировать реестр почтовых отправлений и нажать кнопку Создать файл

Или же, перейти в раздел Почтовые реестры и нажать кнопку Сгенерировать пакет писем

После этого будет предложено сохранить файл для загрузки на сайт Почты России в папку Мои документы

Какие Меры попадают из раздела Делопроизводство

Часто задают вопрос: почему в меры (свойства процедуры) не попадают запросы (ответы)?

Дата запроса не должна быть раньше, чем дата основания введения процедуры.

Вот наглядный пример:


Меры, которые точно не попадают из Делопроизводства:

Не должны попадать из исходящих типы запросов (ответов): ФСС, ПФ, ССП, Уведомление в Росреестр.
Физики: не попадает ЗАГС

Если вы хотите отразить информацию в мерах, заходим в Меры (свойства процедуры) нажимаем создать меру

Также НЕ попадут в меры, если выбираем тип запроса Другое

Добавить расход на почтовые услуги

Нажмите «Зарег. почтовый чек» в разделе Делопроизводство - Исходящая корреспонденция  и Вы создадите расход на почтовые услуги в разделе Доходы/Расходы.