Печать документов

Статьи и инструкции для раздела Печать документов

• Раздел «Печать документов»
• Формирование списка уведомлений кредиторов
• Подстановка данных из запросов в Ходатайство об истребовании доказательств у третьих лиц

Раздел «Печать документов»

Печать документа
Архив документов
Свойства мероприятия
Отчет мероприятия
Фильтры
Создание шаблона мероприятия
Создание шаблона документа
Привязка шаблона документа к мероприятию
Печать плана работ
Печать списка
Список в Excel

Каждая процедура требует исполнения строго определенного набора дел — например, нужно уведомить определенные органы, написать и отправить письма и т.п. Каждое такое дело мы называем мероприятием. При создании новой процедуры набор мероприятий для нее создается автоматически. Набор этот различен в зависимости от типа процедуры.

В разделе «Печать документов» находится список мероприятий, с привязанными к ним документами, по текущей процедуре. Также можно самостоятельно создать свои шаблоны документов и мероприятий.

По цвету мероприятия можно определить, что сделано и что еще предстоит сделать по данной процедуре, соответственно — какие мероприятия просрочены (выделены красным), какие нужно выполнить в ближайшее время (синий), и какие уже выполнены (серый).

Печать документа

При двойном клике на любой шаблон документа, открывается карточка соответствующего мероприятия на вкладке Документы.

Вкладка Документы содержит список шаблонов документов в виде выпадающего списка. Каждый шаблон имеет свой набор параметров (переменных), изображенных в виде списка название/значение. 

Для задания/изменения значения параметра, дважды щелкните мышью по соответствующей строке в списке параметров — появится диалог для задания значения параметра. Укажите новое значение и нажмите ОК.

Документ формируется на основании выбранного шаблона с использованием заданных пользователем параметров, свойств мероприятия, свойств процедуры и свойств управляющего.

Сохранение документа в файловом хранилище

 Если вы сразу хотите сохранить документ на ваш компьютер, установите флажок Сохранить в файловом хранилище. Нажмите кнопку Открыть. Появится окно Сохранить как — задайте название документа, укажите путь и нажмите кнопку Сохранить файл. Будет открыто окно редактора Microsoft Word, содержащее готовый документ.

Регистрация документов в делопроизводстве

Документы при генерации можно автоматически заносить в реестры делопроизводства — в реестр исходящей корреспонденции либо в приказы — в зависимости от типа документа. Для этого, установите флажок Добавить в делопроизводство и нажмите кнопку Открыть. Появится окно создания корреспонденции  — проверьте заполнение формы и нажмите ОК. В разделе Делопроизводство создастся соответствующая запись. 

Архив документов

Вкладка Архив документов показывает список всех созданных по данному мероприятию документов, не сохраненных в файловом хранилище.

Для открытия документа на просмотр или для печати — дважды щелкните мышью по строчке либо нажмите на панели команд кнопку Открыть документ.

Внимание! Изменения, сделанные после открытия документов из архива НЕ будут сохранены. Для правки документа сначала перенесите документ в Файловое хранилище, и открывайте из него.

Свойства мероприятия

При клике на значок i - свойства мероприятия открывается карточка мероприятия.

На данной вкладке можно установить или изменить дату мероприятия, а также прикрепить документы. Когда действия по мероприятию выполнены, в статусе нужно поставить галочку Сделано. Выполненное мероприятия в списке отображается серым цветом.

Отчет мероприятия

Вкладка Отчет мероприятия содержит текст, описывающий действия, выполненные по данному мероприятию. Текст отчета автоматически формируется по мере генерации документов, относящихся к данному мероприятию.

После установки пометки Сделано, поле Отчет становится доступным для редактирования. Отчеты по отдельным мероприятиям используются для сбора отчета по процедуре для СРО.

Фильтры

В разделе «Печать документов» есть фильтры:

• По мероприятию – документы группируются по мероприятиям, к которым они привязаны.
• По типу документа – документы группируются по типу.

Создание шаблона мероприятия

Создать шаблон мероприятия в рамках текущей процедуры можно, нажав на панели задач кнопку Создать мероприятие. При этом фильтр должен быть установлен По мероприятию. Заполните поля и нажмите ОК.

Внимание!Создать шаблон мероприятия для всех процедур, имеющих данный шаблон процедуры можно в справочнике Шаблоны мероприятий.

Создание шаблона документа

Кнопка Создать шаблон создает новый шаблон документа, при этом он привязывается к тому мероприятию, на котором находится текущая строка.

Заполните поля:

• Наименование
• Категория – тип документа
• Раздел делопроизводства – раздел, в котором будет создаваться запись из архива документов.
• Создать новый файл/Создать из файла – создать новый документ или привязать готовый документ к программе.
• Описание

Нажмите Сохранить или Сохранить и открыть.

Привязка шаблона документа к мероприятию

Чтобы привязать шаблон документа к мероприятию, можно использовать один из вариантов:

1. В карточке мероприятия, на вкладке Мероприятия нажать Добавить документ к мероприятию. Там же можно удалить документ из мероприятия, нажав Удалить из мероприятия.

   

2. В панели задач в Ещё выбрать команду Привязать шаблон документа. Шаблон привязывается к тому мероприятию, на котором находится текущая строка.

   

3. Мероприятия, к которым не привязан ни один документ, вместо списка шаблонов имеют команду Добавить шаблон документа. При нажатии на эту команду также открывается список шаблонов документов.

   

   

В списке шаблонов документов по умолчанию отображаются шаблоны без привязки. Изменить фильтр можно нажав на команду Фильтры в левом верхнем углу.

Печать плана работ

Выберите в панели задач в Ещё команду Печать плана работ.

Печать списка

Команда находится справа на панели задач. Для того чтобы вывести список необходимых шаблонов документов на печать в Microsoft Word, выделите их и нажмите на

.

Список в Excel

Команда находится справа на панели задач. Для того чтобы вывести список всех контрагентов на печать в Microsoft Excel, нажмите на

Формирование списка уведомлений кредиторов

Чтобы сформировать уведомления кредиторов одним списком необходимо:

1. Пройти в Основное меню программы/Параметры/Генерация документов/Формирования документов для списка адресатов/Пакет документов - поставьте точку и сохраните изменения кнопкой "Ок";

2. Пройдите в раздел Печать документов/Уведомление кредитора, при выборе кредитора вам нужно выделить всех кредиторов (для которых нужно сформировать документ) - зажмите кнопку Ctrl и левой клавишей мыши выбирайте кредиторов, далее "Выбрать";

3. Если все остальные параметры уже подставлены для формирования документа, то нажимаем "Открыть" - уведомления откроются в одном документе для всех адресатов.

Подстановка данных из запросов в Ходатайство об истребовании доказательств у третьих лиц

С версии 3.30 стала доступна возможность подставить в документ «Ходатайство об истребовании доказательств у третьих лиц» данные из направленных ранее запросов, по которым не был получен ответ. Данная возможность позволяет формировать полностью заполненное ходатайство, без необходимости вносить данные запроса вручную в Word.

В разделе Печать документов находим документ «Ходатайство об истребовании доказательств у третьих лиц». В параметрах документа появился новый параметр «Данные из запроса». Двумя кликами нажимаем на ссылку Выбрать…

Открывается окно «Подставить данные из запроса»

Если сначала выбрать получателя, в выпадающем списке «Исходящее» останутся только исходящие данного получателя

Если сначала выбрать исходящее, то получатель подставляется автоматически

После выбора данных в выпадающих списках и нажатия кнопки «ОК», в параметре «Данные из запроса» вместо ссылки Выбрать… появляется запись, соответствующая названию выбранного исходящего

После выбора запроса нажимаем кнопку «Открыть». Сформировался заполненный документ «Ходатайство об истребовании доказательств у третьих лиц».

В ходатайство подставляются:

• наименование органа, в который направлялся запрос;

• перечень запрашиваемых сведений;

• реквизиты запроса.

Обращаем внимание, что подстановка данных не возможна из следующих типов документов:

• Другое;

• Возражения на требования;

• Запрос в банк;

• Запрос в ПФ;

• Уведомление в Росреестр;

• Запрос в ЕГРЮЛ;

• Ходатайство в суд;

• Запрос должнику;

• Запрос в Ростехнадзор