Делопроизводство
Статьи по разделу Делопроизводство
- Регистрация входящих
- Отследить отправление на сайте Почта России
- Добавить расход на почтовые услуги
- Какие Меры попадают из раздела Делопроизводство
- Подготовка описи почтовых отправлений для Почты России
- Интеграция ПАУ с сервисом "Отправка" от "Почты России"
- Создание отправлений на сайте Почты России со способом оплаты "Знак онлайн-оплаты"
- Делопроизводство
- Журнал входящей и исходящей корреспонденции в отчете АУ
- Почта России – отметка о возврате
- Почта России – комментарий к отправлению
Регистрация входящих
Из любого раздела программы ПАУ Вы можете регистрировать входящую корреспонденцию.
Если это ответ на ваше ранее направленное письмо, то выберите в разделе Делопроизводство - Входящие это письмо из выпадающего меню "Исходящее". Внимание - если исходящее было создано более полугода назад в этом списке оно не отобразится.
Заполните всю необходимую информацию и сохраните запись.
В разделе "Делопроизводство", в списке "Входящие", появится новая запись входящего письма (входящая и исходящая корреспонденция отображается за последние три месяца).
Если регистрируем входящее из раздела Исходящие, нажимаем Правой кнопкой мыши на запись-Еще-Зарегистрировать ответ
После этого в разделе Исходящие запись выделится серым цветом и в колонке Ответ появится номер и дата связанного входящего, для удобства поиска связанных записей.
В ситуации, когда на одно Исходящее необходимо зарегистрировать несколько Входящих.
В колонке Ответ все входящие будут отображаться через запятую.
Отследить отправление на сайте Почта России
В каждой карточке исходящей корреспонденции есть поле «Почтовый идентификатор». С его помощью можно отследить судьбу отправления на сайте Почты России. Для этого введите в поле уникальный идентификатор и нажмите на ссылку ниже «Открыть сайт».
Добавить расход на почтовые услуги
Нажмите «Зарег. почтовый чек» в разделе Делопроизводство - Исходящая корреспонденция и Вы создадите расход на почтовые услуги в разделе Доходы/Расходы.
Какие Меры попадают из раздела Делопроизводство
Часто задают вопрос: почему в меры (свойства процедуры) не попадают запросы (ответы)?
Дата запроса не должна быть раньше, чем дата основания введения процедуры.
Вот наглядный пример:
Меры, которые точно не попадают из Делопроизводства:
Не должны попадать из исходящих типы запросов (ответов): ФСС, ПФ, ССП, Уведомление в Росреестр.
Физики: не попадает ЗАГС
Если вы хотите отразить информацию в мерах, заходим в Меры (свойства процедуры) нажимаем создать меру
Также НЕ попадут в меры, если выбираем тип запроса Другое
Подготовка описи почтовых отправлений для Почты России
- Только для юридических лиц (АУ);
- Позволяет не стоять в очереди;
- Печать конвертов со штрих кодом - в ближайшей версии ПАУ;
- Некоторые адреса не распознаются почтой России;
- Ссылка на сервис - требует регистрации -
https://otpravka.pochta.ru/
Для генерации необходимо сформировать реестр почтовых отправлений и нажать кнопку Создать файл
Или же, перейти в раздел Почтовые реестры
и нажать кнопку Сгенерировать пакет писем
После этого будет предложено сохранить файл для загрузки на сайт Почты России
в папку Мои документы
Интеграция ПАУ с сервисом "Отправка" от "Почты России"
Интеграция ПАУ с сервисом "Отправка" от "Почты России" доступна для пользователей выше версии 3.11
Использование данного сервиса минимизирует время обработки почтовых отправлений, другими словами, придется меньше стоять в очереди в отделении почты России. Также данной услугой могут воспользоваться только юридические лица.
Договор с почтой России заключается самостоятельно.
Воспользоваться сервисом можно только в редакциях программы ПРОФЕССИОНАЛ
или УПРАВЛЯЮЩАЯ КОМПАНИЯ
Регистрация в сервисе
Для начала использования сервиса отправка необходимо выполнить несколько шагов:
-
Регистрация на основном сайте "Почты России"
2. Регистрация в сервисе "Отправка"
После завершения регистрации в сервисе - отправляется заявка, которая рассматривается около 3 суток. Следует понимать, что заявку обрабатывает Почта России
и в случае возникновения каких-либо вопросов следует направлять их в службу поддержки Почты России
3. Получение токена авторизиации
4. Заполнение регистрационных данных в ПАУ
После регистрации необходимо указать данные для авторизации в ПАУ. Для этого заходим на форму Свойства управляющего
во вкладку Учетные данные
Необходимо заполнить логин и пароль, используемый для авторизации на сайте Почта России, а также токен, который можно узнать в личном кабинете в разделе Настройки (см. п.3)
Изменения в ПАУ
Раздел "Исходящие"
В таблицу Исходящие
раздела Делопроизводство
добавлены две дополнительные колонки:
- ШПИ - штрих-почтовый идентификатор;
- Объявленная ценность - объявленная ценность письма в рублях.
Раздел "Почтовые реестры"
В таблицу
Почтовые реестры
разделаДелопроизводство
добавлена дополнительная колонка:- Сумма, руб - указывается сумма всех отправлений включенных в этот почтовый реестр. Заполняется после формировании партии для отправки.
- Сумма, руб - указывается сумма всех отправлений включенных в этот почтовый реестр. Заполняется после формировании партии для отправки.
Форма "Свойства исходящего"
Вкладка "Общие"
На вкладку Общие
добавлены два поля:
- Тип конверта;
- Объявленная ценность.
Данные из этих полей используются для формирования партии отправки в сервисе Отправка
.
Вкладка "Почтовые атрибуты"
Так же на форму добавлена дополнительная вкладка Почтовые атрибуты
, где отображаются следующие данные:
- Тип отправления;
- Вес;
- Тип уведомления;
- Объявленная ценность;
- Сумма за пересылку - отображается сумма за пересылку данного почтового отправления;
- ШПИ - штрих-почтовый идентификатор отправления, при нажатии на ссылку откроется страница для отслеживания этого почтового отправления
Поля на вкладке Почтовые атрибуты
заполняются автоматически, после формирования партии для отправки в сервисе Отправка
.
Форма "Свойства почтового реестра"
На форму добавлены поля:
- Тип уведомлений - задаёт тип уведомлений для всех исходящих в данном реестре -
Без уведомления
,Простое
илиЗаказное
. - Сумма за пересылку - сумма заполняется после формирования партии для отправки в сервисе
Отправка
; - На сайте Почта России создана партия - отображает данные о партии для отправки и заполняется после формирования партии в сервисе
Отправка
; - кнопка
Получить ШПИ на сайте Почты России
- отправляет сформированную партию в сервисОтправка
.
Ограничения
-
В пределах одного почтового реестра, у всех исходящих в этом реестре должна быть либо указана объявленная ценность, либо у всех отсутствовать. В том случае, если у некоторых будет указана ОЦ, а у некоторых нет почтовый реестр будет показано сообщение об ошибке:
Пример отправки
-
Создаем почтовый реестр.
-
В созданном реестре указываем тип уведомлений, дату отправления и, если необходимо, меняем вес исходящих писем
3. Нажимаем кнопку Получить ШПИ на сайте Почта России
и подтверждаем создание
4. После создания партии на сайте Почта России
:
- Поля
Сумма за пересылку
иИмя партии
на форме свойств реестра будут заполнены автоматически; - Поля
Тип уведомлений
иДата отправления
на форме свойств реестра будут недоступны для редактирования; - Колонка
Вес
в списке исходящих на форме свойств реестра будет недоступна для редактирования; - На форме свойств исходящего, входящего в данный почтовый реестр, будут недоступны для редактирования поля
Тип конверта
иОбъявленная ценность
.
5. После успешной отправки партии в сервис Отправка
с сайта Почты России
будут получены сгенерированные бланки конвертов, уведомлений и печатной формой почтового реестра Ф103. На форме свойств почтового реестра появятся кнопки для открытия pdf-файлов с конвертами, уведомлениями (если тип уведомлений был выбран не без уведомлений) и формой 103.
6. Нужно распечатать конверты, уведомления (с 2 сторон), форму 103 (в 2 экземплярах), прикрепить уведомления к конвертам. Отправления готовы для передачи в ОПС.
Для того чтобы штрихкоды печатались на конвертах из ПАУ зайдите в личный кабинет https://otpravka.pochta.ru/, перейдите в настройки и укажите размер конверта, способ оплаты - франкировка или марки, далее из сформированного ПАУ файла можно распечатать конверты со штрихкодами. Телефон техподдержки Почты России 616-03-53, доб. 2522
7. Созданную партию отправлений можно будет увидеть в личном кабинете Почта России.
Создание отправлений на сайте Почты России со способом оплаты "Знак онлайн-оплаты"
На форме создания реестра писем, в делопроизводстве, мы добавили возможность создания партии писем на Почте России со способом "Знак онлайн-оплаты".
Из ПАУ можно создать отправления этим способом только для конвертов C4, C5 и DL. Конверты А6 и А7 не поддерживает Почта России при оплате данным методом. Поэтому при попытке создания отправлений с конвертами А6 и А7 в ПАУ выводится предупреждение:
Создание отправлений с помощью способа оплаты "Знак онлайн-оплаты" возможно только при активированной услуге Онлайн-баланс на сайте Почты России. Если данная услуга не активирована, а пользователь пытается создать отправление способом оплаты "Знак онлайн-оплаты", то он получит предупреждение:
Делопроизводство
Создание новой записи реестра
Реестр исходящих писем
Маски номера
Раздел Делопроизводство предназначен для автоматизации документооборота.
Исходящая корреспонденция, приказы, прочие документы автоматически создаются в соответствующих реестрах при генерации документов.
Создание новой записи реестра
При формировании документа
Для регистрации исходящего документа в окне формирование запроса проставляем галочку Добавить в делопроизводство и жмём Открыть...
Чтобы зарегистрировать документ в реестре исходящей корреспонденции жмём Да.
При регистрации документа «Помощник» заполняет необходимые данные. При желании мы можем их откорректировать, изменив предложенные программой № документа, дату или тип запроса.
Если нужно отразить информацию о направленном документе в отчёте о деятельности АУ как иную меру по сохранности имущества должника, устанавливаем соответствующую галочку и заполняем Формулировку для отчёта.
Указав всю информацию, жмём ОК для подтверждения — новая запись появится в списке.
В разделе Делопроизводство
Зарегистрировать входящую корреспонденцию можно в разделе Делопроизводство, подразделе Входящие. Для этого нажимаем кнопку + Создать запись реестра.
Можно зарегистрировать входящую корреспонденцию в любом разделе программы, нажав на сквозную кнопку Регистрация в правом верхнем углу.
В открывшемся окне вводим данные. При регистрации ответа на наш запрос достаточно выбрать исходящий документ, и информация о документе и отправителе проставится автоматически.
Чтобы в любое время иметь доступ к документу, можем приложить скан документа во вкладке Приложенные файлы.
Если нужно отразить информацию о полученном документе в отчёте о деятельности АУ как результат принятой меры по сохранности имущества должника, устанавливаем соответствующую галочку и заполняем Формулировку для отчёта.
Заполнив все данные, нажмите кнопку ОК для подтверждения — в реестре появится новая запись.
Внимание! При регистрации ответов на запросы в ФНС, ГИБДД и банки можно сразу перейти к занесению в программу информации, полученной из ответа. Для этого жмём на Сохранить и перейти к вводу данных. Откроется окно для ввода полученной информации. После занесения данных нажимаем ОК. Данные о счетах организации заносятся в свойства предприятия, данные о транспортных средствах, зарегистрированных на должника, и денежные средства на счетах компании заносятся в конкурсную массу, где их потом можно откорректировать.
Реестр исходящих писем
Для создания реестра исходящих писем необходимо в Исходящей корреспонденции выбрать нужные исходящие и нажать кнопку Реестр писем.
Нажмите Да, и откроется окно Реестр исходящей корреспонденции.
Укажите все сведения об отправлениях (вес, тип, конверта, дату отправления и др.) и подготовьте реестр, выбрав нужную форму в меню Распечатать реестр.
При действующей Технической поддержке можно создать партию отправлений на сайте Почты России otpravka.pochta.ru. Подробнее про интеграцию в инструкции.
Воспользовавшись интеграцией, вы получите: готовые к печати конверты, уведомления (если они были указаны) и почтовый реестр, ф. 103, а также, почтовый идентификатор для каждого отправления и сумму за пересылку. Помощник сразу предложит зарегистрировать почтовый расход.
Маски номера
В программе предусмотрена маска формата номера входящей и исходящей корреспонденции. Для каждой процедуры можно задать свой шаблон в Свойствах процедуры, во вкладке Дополнительно.
Переменные, используемые в маске:
%y% - год в формате 10, 11, ..., 23;
%Y% - год в формате 2010, 2011, …, 2023;
%ng% - сквозной номер записи в делопроизводстве;
%ny% - номер записи в делопроизводстве в рамках года.
Пример: для нумерации – «вх.1/15-ЦО», нужно будет ввести маску – «вх.%ny%/%y%-ЦО»
После этого при создании записей в разделе Делопроизводство, они будут иметь указанную нумерацию.
Журнал входящей и исходящей корреспонденции в отчете АУ
С версии 3.29 появилась возможность отобразить входящую и исходящую корреспонденцию в отчете АУ, которая не относится к мерам по сохранности имущества.
Чтобы журнал исходящей и входящей корреспонденции отобразился в отчете АУ, выполните следующие действия:
-
Откройте раздел Делопроизводство, подраздел Исходящие и нажмите кнопку «Зарегистрировать исходящее». Заполните необходимую информацию и установите галочку в чекбоксе «Иные сведения».
При установленной галочке в чекбоксе «Иные сведения» в поле «Формулировка в отчете АУ» отобразится стандартный текст, который подтянется в Отчет АУ в таблицу «Журнал входящей и исходящей корреспонденции». Вы можете отредактировать текст формулировки.
2. Нажмите кнопку «ОК».
При регистрации входящего письма, которое является ответом на исходящее и у связанного исходящего стоит отметка «Иные сведения», в окне входящего галочка в чекбоксе «Иные сведения» проставится автоматически. В поле «Формулировка в отчете АУ» отобразится стандартный текст, который можно дополнить или изменить.
3. Нажмите кнопку «ОК».
4. В верхней части программы нажмите кнопку «Отчет» и выберите пункт «Отчет АУ».
5. В отчете АУ перейдите в раздел Иные сведения, в подраздел исх/вх корреспонденция. В данном подразделе содержится таблица «Журнал исходящей и входящей корреспонденции».
В первом разделе таблицы содержатся колонки «Исходящая корреспонденция», «Входящая корреспонденция (полученные ответы)».
-
В колонке «Исходящая корреспонденция» отображаются все исходящие письма, которые были отправлены не в качестве ответа.
-
В колонке «Входящая корреспонденция (полученные ответы)» отображаются входящие письма, которые были получены в ответ на отправленные исходящие. Если входящего письма нет (в ответ на исходящее), то в колонке «Входящая корреспонденция (полученные ответы)» отобразится прочерк.
Во втором разделе таблицы содержатся колонки «Входящая корреспонденция», «Исходящая корреспонденция (направленные ответы)».
-
В колонке «Входящая корреспонденция» отображаются все входящие письма, которые не являются ответом на исходящее. Здесь будут отображаться посторонние входящие письма, возможно даже не по процедуре.
-
В колонке «Исходящая корреспонденция (направленные ответы)» отображаются исходящие письма, которые были отправлены в качестве ответа на входящее. Если направленного ответа на входящее нет, то в колонке «Исходящая корреспонденция (направленные ответы)» отобразится прочерк.
Сортировка внутри таблицы осуществляется по дате - от новых писем к старым сверху вниз.
В параметрах формирования отчёта можно настроить, в каких процедурах какие иные сведения следует добавлять в документ, а какие нет.
-
Перейдите в основное меню программы и нажмите на пункт «Параметры».
-
В окне Параметры перейдите во вкладку Отчет АУ и нажмите ссылку «Настроить отображение иных сведений в Отчете о деятельности АУ».
-
В окне «Настройка формирования иных сведений в отчете АУ» снимите галочку в чекбоксе «Исходящая/входящая корреспонденция».
-
Нажмите «ОК».
Почта России – отметка о возврате
С версии ПАУ 3.29 в окне создания реестра исходящих писем появилась возможность ставить отметку, что корреспонденция не подлежит возврату.
Воспользоваться функционалом можно только в редакциях программы Профессионал и Управляющая компания.
При создании реестра исходящей корреспонденции будет автоматически устанавливаться отметка «По умолчанию». Это значит, что будет использоваться настройка из вашего личного кабинета на сайте https://otpravka.pochta.ru/.
Установить настройку в личном кабинете можно следующим образом:
1. Выполните вход в личный кабинет на сайте https://otpravka.pochta.ru и нажмите кнопку «Еще» . В выпадающем списке выберите пункт «Настройки».
2. Далее перейдите во вкладку Отправления. Слева выберите пункт «Письмо заказное» и установите галочку «Печать отметки «Возврату не подлежит»».
3. Нажмите кнопку «Сохранить».
При формировании реестра исходящей корреспонденции будет автоматически устанавливаться признак «По умолчанию» с учетом настроек в личном кабинете Почты России.
Отметка о том, что письмо не подлежит возврату, отобразится на конверте и в реестре Ф. 103.
Также, в реестре исходящей корреспонденции в выпадающем списке есть возможность поставить отметки «Возврату не подлежат» или «Возврату подлежат».
Возврату подлежат – на конверты для отправлений в этом почтовом реестре будет установлена отметка «Возврату не подлежат», игнорируя настройку в личном кабинете на сайте https://otpravka.pochta.ru/. В реестре по форме 103 будет установлена отметка «Отправления возврату не подлежат».
Возврату подлежат – отметка «Возврату не подлежат» не будет установлена на конвертах и в реестре Ф. 103, независимо от настройки в личном кабинете на сайте https://otpravka.pochta.ru/. Если содержание почтовых отправлений имеет юридическую ценность, рекомендуем установить отметку «Возврату подлежат».
Почта России – комментарий к отправлению
С версии ПАУ 3.29 добавлена возможность оставлять комментарии к исходящей корреспонденции.
Воспользоваться функционалом можно только в редакциях программы Профессионал и Управляющая компания.
Добавить комментарий к почтовому отправлению можно следующим образом:
1. Перейдите в раздел Делопроизводство, подраздел Исходящие и дважды кликните по записи с исходящим письмом.
2. В окне Исходящая корреспонденция в поле «Комментарий к исходящему» введите текст комментария, который
будет отображен на конверте, в уведомлении и в реестре Ф. 103 в колонке «Примечание»
3. Нажмите кнопку «ОК»
4. Далее создайте реестр писем. Для создания реестра исходящих писем необходимо в Исходящей корреспонденции выбрать нужное исходящее и нажать кнопку «Реестр писем». В окне с уведомлением нажмите «Да», после чего откроется окно «Реестр исходящей корреспонденции».
5. Укажите все сведения об отправлении (вес, тип, конверта, дату отправления и др.) и нажмите кнопку «Создать партию отправлений на сайте Почты России».
6. В открывшемся уведомлении проверьте данные партии и нажмите кнопку «Да».
После создания партии отправлений с сайта Почты России будут получены сгенерированые бланки конвертов, уведомлений и реестр Ф. 103 с комментарием, который был указан в окне Исходящей корреспонденции.