Делопроизводство

Статьи по разделу Делопроизводство

Регистрация входящих

Из любого раздела программы ПАУ Вы можете регистрировать входящую корреспонденцию.

Если это ответ на ваше ранее направленное письмо, то выберите в разделе Делопроизводство - Входящие это письмо из выпадающего меню "Исходящее". Внимание - если исходящее было создано более полугода назад в этом списке оно не отобразится.

mceclip0.png

Заполните всю необходимую информацию и сохраните запись.

В разделе "Делопроизводство", в списке "Входящие", появится новая запись входящего письма (входящая и исходящая корреспонденция отображается за последние три месяца).

Если регистрируем входящее из раздела Исходящие, нажимаем Правой кнопкой мыши на запись-Еще-Зарегистрировать ответ

 

После этого в разделе Исходящие запись выделится серым цветом и в колонке Ответ появится номер и дата связанного входящего, для удобства поиска связанных записей.

mceclip1.png

В ситуации, когда на одно Исходящее необходимо зарегистрировать несколько Входящих.
В колонке Ответ все входящие будут отображаться через запятую.

 

Отследить отправление на сайте Почта России

В каждой карточке исходящей корреспонденции есть поле «Почтовый идентификатор». С его помощью можно отследить судьбу отправления на сайте Почты России. Для этого введите в поле уникальный идентификатор и нажмите на ссылку ниже «Открыть сайт». 



Добавить расход на почтовые услуги

Нажмите «Зарег. почтовый чек» в разделе Делопроизводство - Исходящая корреспонденция  и Вы создадите расход на почтовые услуги в разделе Доходы/Расходы. 

 

 

 

Какие Меры попадают из раздела Делопроизводство

Часто задают вопрос: почему в меры (свойства процедуры) не попадают запросы (ответы)?

Дата запроса не должна быть раньше, чем дата основания введения процедуры.

Вот наглядный пример:

 

Меры, которые точно не попадают из Делопроизводства:

Не должны попадать из исходящих типы запросов (ответов): ФСС, ПФ, ССП, Уведомление в Росреестр.
Физики: не попадает ЗАГС

Если вы хотите отразить информацию в мерах, заходим в Меры (свойства процедуры) нажимаем создать меру

Также НЕ попадут в меры, если выбираем тип запроса Другое

Подготовка описи почтовых отправлений для Почты России

Для генерации необходимо сформировать реестр почтовых отправлений и нажать кнопку Создать файл

Или же, перейти в раздел Почтовые реестры и нажать кнопку Сгенерировать пакет писем

После этого будет предложено сохранить файл для загрузки на сайт Почты России в папку Мои документы

Интеграция ПАУ с сервисом "Отправка" от "Почты России"

Интеграция ПАУ с сервисом "Отправка" от "Почты России" доступна для пользователей выше версии 3.11

Использование данного сервиса минимизирует время обработки почтовых отправлений, другими словами, придется меньше стоять в очереди в отделении почты России. Также данной услугой могут воспользоваться только юридические лица.

Договор с почтой России заключается самостоятельно.

Воспользоваться сервисом можно только в редакциях программы ПРОФЕССИОНАЛ или УПРАВЛЯЮЩАЯ КОМПАНИЯ

Регистрация в сервисе

Для начала использования сервиса отправка необходимо выполнить несколько шагов:

  1. Регистрация на основном сайте "Почты России"

2. Регистрация в сервисе "Отправка"

После завершения регистрации в сервисе - отправляется заявка, которая рассматривается около 3 суток. Следует понимать, что заявку обрабатывает Почта России и в случае возникновения каких-либо вопросов следует направлять их в службу поддержки Почты России

3. Получение токена авторизиации

4. Заполнение регистрационных данных в ПАУ

После регистрации необходимо указать данные для авторизации в ПАУ. Для этого заходим на форму Свойства управляющего во вкладку Учетные данные

Необходимо заполнить логин и пароль, используемый для авторизации на сайте Почта России, а также токен, который можно узнать в личном кабинете в разделе Настройки (см. п.3)


Изменения в ПАУ

Раздел "Исходящие"

В таблицу Исходящие раздела Делопроизводство добавлены две дополнительные колонки:

Форма "Свойства исходящего"

Вкладка "Общие"

На вкладку Общие добавлены два поля:

Данные из этих полей используются для формирования партии отправки в сервисе Отправка.

Вкладка "Почтовые атрибуты"

Так же на форму добавлена дополнительная вкладка Почтовые атрибуты, где отображаются следующие данные:

Поля на вкладке Почтовые атрибуты заполняются автоматически, после формирования партии для отправки в сервисе Отправка.

Форма "Свойства почтового реестра"

На форму добавлены поля:

Ограничения

  1. В пределах одного почтового реестра, у всех исходящих в этом реестре должна быть либо указана объявленная ценность, либо у всех отсутствовать. В том случае, если у некоторых будет указана ОЦ, а у некоторых нет почтовый реестр будет показано сообщение об ошибке:

Пример отправки

  1. Создаем почтовый реестр.

  2. В созданном реестре указываем тип уведомлений, дату отправления и, если необходимо, меняем вес исходящих писем

3. Нажимаем кнопку Получить ШПИ на сайте Почта России и подтверждаем создание

4. После создания партии на сайте Почта России:

5. После успешной отправки партии в сервис Отправка с сайта Почты России будут получены сгенерированные бланки конвертов, уведомлений и печатной формой почтового реестра Ф103. На форме свойств почтового реестра появятся кнопки для открытия pdf-файлов с конвертами, уведомлениями (если тип уведомлений был выбран не без уведомлений) и формой 103.

6. Нужно распечатать конверты, уведомления (с 2 сторон), форму 103 (в 2 экземплярах), прикрепить уведомления к конвертам. Отправления готовы для передачи в ОПС.

Для того чтобы штрихкоды печатались на конвертах из ПАУ зайдите в личный кабинет https://otpravka.pochta.ru/, перейдите в настройки и укажите размер конверта, способ оплаты - франкировка или марки, далее из сформированного ПАУ файла можно распечатать конверты со штрихкодами. Телефон техподдержки Почты России 616-03-53, доб. 2522

7. Созданную партию отправлений можно будет увидеть в личном кабинете Почта России.

Создание отправлений на сайте Почты России со способом оплаты "Знак онлайн-оплаты"

На форме создания реестра писем, в делопроизводстве, мы добавили возможность создания партии писем на Почте России со способом "Знак онлайн-оплаты".

1.png

Из ПАУ можно создать отправления этим способом только для конвертов C4, C5 и DL. Конверты А6 и А7 не поддерживает Почта России при оплате данным методом. Поэтому при попытке создания отправлений с конвертами А6 и А7 в ПАУ выводится предупреждение:

2.png

Создание отправлений с помощью способа оплаты "Знак онлайн-оплаты" возможно только при активированной услуге Онлайн-баланс на сайте Почты России. Если данная услуга не активирована, а пользователь пытается создать отправление способом оплаты "Знак онлайн-оплаты", то он получит предупреждение:

3.png

Делопроизводство

Создание новой записи реестра
Реестр исходящих писем
Маски номера

Раздел Делопроизводство предназначен для автоматизации документооборота. 

Исходящая корреспонденция, приказы, прочие документы автоматически создаются в соответствующих реестрах при генерации документов. 

Создание новой записи реестра

При формировании документа

Для регистрации исходящего документа в окне формирование запроса проставляем галочку Добавить в делопроизводство и жмём Открыть...

01.jpg

Чтобы зарегистрировать документ в реестре исходящей корреспонденции жмём Да.

При регистрации документа «Помощник» заполняет необходимые данные. При желании мы можем их откорректировать, изменив предложенные программой № документа, дату или тип запроса. 

02.jpg

Если нужно отразить информацию о направленном документе в отчёте о деятельности АУ как иную меру по сохранности имущества должника, устанавливаем соответствующую галочку и заполняем Формулировку для отчёта.

Указав всю информацию, жмём ОК для подтверждения — новая запись появится  в списке. 

В разделе Делопроизводство

Зарегистрировать входящую корреспонденцию можно в разделе Делопроизводство, подразделе Входящие. Для этого нажимаем кнопку + Создать запись реестра.

Можно зарегистрировать входящую корреспонденцию в любом разделе программы, нажав на сквозную кнопку Регистрация в правом верхнем углу.

03.jpg

В открывшемся окне вводим данные. При регистрации ответа на наш запрос достаточно выбрать исходящий документ, и информация о документе и отправителе проставится автоматически.

Чтобы в любое время иметь доступ к документу, можем приложить скан документа во вкладке Приложенные файлы. 

Если нужно отразить информацию о полученном документе в отчёте о деятельности АУ как результат принятой меры по сохранности имущества должника, устанавливаем соответствующую галочку и заполняем Формулировку для отчёта.

Заполнив все данные, нажмите кнопку ОК для подтверждения — в реестре появится новая запись.

Внимание! При регистрации ответов на запросы в ФНС, ГИБДД и банки можно сразу перейти к занесению в программу информации, полученной из ответа. Для этого жмём на Сохранить и перейти к вводу данных. Откроется окно для ввода полученной информации. После занесения данных нажимаем ОК. Данные о счетах организации заносятся в свойства предприятия, данные о транспортных средствах, зарегистрированных на должника, и денежные средства на счетах компании заносятся в конкурсную массу, где их потом можно откорректировать. 

Реестр исходящих писем

Для создания реестра исходящих писем необходимо в Исходящей корреспонденции выбрать нужные исходящие и нажать кнопку Реестр писем. 

06.jpg


Нажмите Да, и откроется окно Реестр исходящей корреспонденции.

image-1687506637210.jpg

Укажите все сведения об отправлениях (вес, тип, конверта, дату отправления и др.) и подготовьте реестр, выбрав нужную форму в меню Распечатать реестр.

При действующей Технической поддержке можно создать партию отправлений на сайте Почты России otpravka.pochta.ru. Подробнее про интеграцию в инструкции.

Воспользовавшись интеграцией, вы получите: готовые к печати конверты, уведомления (если они были указаны) и почтовый реестр, ф. 103, а также, почтовый идентификатор для каждого отправления и сумму за пересылку. Помощник сразу предложит зарегистрировать почтовый расход.

Маски номера

В программе предусмотрена маска формата номера входящей и исходящей корреспонденции. Для каждой процедуры можно задать свой шаблон в Свойствах процедуры, во вкладке Дополнительно.

04.jpg

Переменные, используемые в маске:

%y% - год в формате 10, 11, ..., 23;

%Y% -  год в формате 2010, 2011, …, 2023;

%ng% - сквозной номер записи в делопроизводстве;

 %ny% - номер записи в делопроизводстве в рамках года.

Пример: для нумерации – «вх.1/15-ЦО», нужно будет ввести маску – «вх.%ny%/%y%-ЦО»

05.jpg

После этого при создании записей в разделе Делопроизводство, они будут иметь указанную нумерацию.


Журнал входящей и исходящей корреспонденции в отчете АУ

С версии 3.29 появилась возможность отобразить входящую и исходящую корреспонденцию в отчете АУ, которая не относится к мерам по сохранности имущества.

Чтобы журнал исходящей и входящей корреспонденции отобразился в отчете АУ, выполните следующие действия:

  1. Откройте раздел Делопроизводство, подраздел Исходящие и нажмите кнопку «Зарегистрировать исходящее». Заполните необходимую информацию и установите галочку в чекбоксе «Иные сведения».

2.png

При установленной галочке в чекбоксе «Иные сведения» в поле «Формулировка в отчете АУ» отобразится стандартный текст, который подтянется в Отчет АУ в таблицу «Журнал входящей и исходящей корреспонденции». Вы можете отредактировать текст формулировки.

3.png

2. Нажмите кнопку «ОК».

При регистрации входящего письма, которое является ответом на исходящее и у связанного исходящего стоит отметка «Иные сведения», в окне входящего галочка в чекбоксе «Иные сведения» проставится автоматически. В поле «Формулировка в отчете АУ» отобразится стандартный текст, который можно дополнить или изменить.

4.png

3. Нажмите кнопку «ОК».

4. В верхней части программы нажмите кнопку «Отчет» и выберите пункт «Отчет АУ».

5.png

5. В отчете АУ перейдите в раздел Иные сведения, в подраздел исх/вх корреспонденция.  В данном подразделе содержится таблица «Журнал исходящей и входящей корреспонденции».

6.png

В первом разделе таблицы содержатся колонки «Исходящая корреспонденция», «Входящая корреспонденция (полученные ответы)».

7.png

 

Во втором разделе таблицы содержатся колонки «Входящая корреспонденция», «Исходящая корреспонденция (направленные ответы)».

8.png

Сортировка внутри таблицы осуществляется по дате - от новых писем к старым сверху вниз.

В параметрах формирования отчёта можно настроить, в каких процедурах какие иные сведения следует добавлять в документ, а какие нет.

  1. Перейдите в основное меню программы и нажмите на пункт «Параметры».

  2. В окне Параметры перейдите во вкладку Отчет АУ и нажмите ссылку «Настроить отображение иных сведений в Отчете о деятельности АУ».

  3. В окне «Настройка формирования иных сведений в отчете АУ» снимите галочку в чекбоксе «Исходящая/входящая корреспонденция».

  4. Нажмите «ОК». 

1.png

Почта России – отметка о возврате

С версии ПАУ 3.29 в окне создания реестра исходящих писем появилась возможность ставить отметку, что корреспонденция не подлежит возврату.

Воспользоваться функционалом можно только в редакциях программы Профессионал и Управляющая компания.

При создании реестра исходящей корреспонденции будет автоматически устанавливаться отметка «По умолчанию». Это значит, что будет использоваться настройка из вашего личного кабинета на сайте https://otpravka.pochta.ru/.

1.png

Установить настройку в личном кабинете можно следующим образом:

1. Выполните вход в личный кабинет на сайте https://otpravka.pochta.ru и нажмите кнопку «Еще» . В выпадающем списке выберите пункт «Настройки».

2.png


2. Далее перейдите во вкладку Отправления. Слева выберите пункт «Письмо заказное» и установите галочку «Печать отметки «Возврату не подлежит»».

3.png

3. Нажмите кнопку «Сохранить».

При формировании реестра исходящей корреспонденции будет автоматически устанавливаться признак «По умолчанию» с учетом настроек в личном кабинете Почты России.

Отметка о том, что письмо не подлежит возврату, отобразится на конверте и в реестре Ф. 103.

инстркция_1.jpg

Также, в реестре исходящей корреспонденции в выпадающем списке есть возможность поставить отметки «Возврату не подлежат» или «Возврату подлежат».

6.png

Возврату подлежат – на конверты для отправлений в этом почтовом реестре будет установлена отметка «Возврату не подлежат», игнорируя настройку в личном кабинете на сайте https://otpravka.pochta.ru/. В реестре по форме 103 будет установлена отметка «Отправления возврату не подлежат».

Возврату подлежат – отметка «Возврату не подлежат» не будет установлена на конвертах и в реестре Ф. 103, независимо от настройки в личном кабинете на сайте https://otpravka.pochta.ru/. Если содержание почтовых отправлений имеет юридическую ценность, рекомендуем установить отметку «Возврату подлежат».


Почта России – комментарий к отправлению

С версии ПАУ 3.29 добавлена возможность оставлять комментарии к исходящей корреспонденции.

Воспользоваться функционалом можно только в редакциях программы Профессионал и Управляющая компания.


Добавить комментарий к почтовому отправлению можно следующим образом:

1. Перейдите в раздел Делопроизводство, подраздел Исходящие и дважды кликните по записи с исходящим письмом.

1.png


2. В окне Исходящая корреспонденция в поле «Комментарий к исходящему» введите текст комментария, который

будет отображен на конверте, в уведомлении и в реестре Ф. 103 в колонке «Примечание»

2.png

3.png

3. Нажмите кнопку «ОК»

4. Далее создайте реестр писем. Для создания реестра исходящих писем необходимо в Исходящей корреспонденции выбрать нужное исходящее и нажать кнопку «Реестр писем». В окне с уведомлением нажмите «Да», после чего откроется окно «Реестр исходящей корреспонденции».

4.png


5. Укажите все сведения об отправлении (вес, тип, конверта, дату отправления и др.) и нажмите кнопку «Создать партию отправлений на сайте Почты России». 

5.png

6. В открывшемся уведомлении проверьте данные партии и нажмите кнопку «Да».

6.png

После создания партии отправлений с сайта Почты России будут получены сгенерированые бланки конвертов, уведомлений и реестр Ф. 103 с комментарием, который был указан в окне Исходящей корреспонденции.

7.png

8.png