Регистрация входящих/исходящих писем

Работа с исходящими

Список зарегистрированных отправлений можно просмотреть и отредактировать в разделе Исходящие (в предыдущих версиях раздел назывался Письма). 

Регистрация исходящего

Вариант 1

Добавьте отправление к рассылке (см. Подготовка к рассылке бумажных писем);

Вариант 2

В разделе Контрагенты выберите среди контрагентов получателя и на панели Действия нажмите кнопку Создать исходящее. Если отправитель ещё не выбран в Глобальном фильтре, то откроется окно, в котором можно выбрать отправителя. 

Письмо зарегистрировано в разделе Исходящие.

Удаление исходящего

В разделе Исходящие выберите письмо и на панели Действия нажмите Удалить.  
 

Редактирование исходящего (в т.ч. проставление отметок об отправке, получении и т.п.)

• В разделе Исходящие выберите письмо и дважды кликните по нему; 
• В открывшемся окне отредактируйте предложенные поля (например, поставьте галочки Отправлено и Возвращено и укажите даты отправки и возвращения письма) и нажмите Сохранить.

Работа со входящими

В версии 2.4 появилась возможность регистрировать входящую корреспонденцию в новом разделе Входящие.

Регистрация входящего

В разделе Контрагенты выберите среди контрагентов получателя и на панели Действия нажмите кнопку Создать входящее (или в разделе Входящие на панели Действия нажмите Создать). Если получатель ещё не выбран в Глобальном фильтре, то откроется окно, в котором можно выбрать получателя. 

В открывшемся окне Добавить входящее на вкладке Общее обязательно укажите в поле Документ тип входящего документа, по желанию заполните остальные поля формы и нажмите Добавить. 

Письмо зарегистрировано в разделе Входящие.

Поля для заполнения на вкладке Общее:

• Входящий № — номер входящего, по умолчанию проставляется автоматически в соответствии с настройками нумерации (см. Настройка нумерации входящих и исходящих);
• Дата получения — дата получения входящего, по умолчанию проставляется автоматически;
• Почта/факс — канал получения входящего, после регистрации письма становится недоступным для редактирования;
• Получатель — получатель входящего, его можно изменить с помощью команд Очистить и Изменить;
• Исходящий № — номер входящего, проставленный стороной-отправителем;
• Дата отправления — дата отправления входящего стороной-отправителем;
• Отправитель — отправитель входящего, его можно изменить с помощью команд Очистить и Изменить;
• Документ — тип входящего;
• Описание — описание содержания входящего;
• Нуждается в сканировании — отметка о необходимости сканирования, синхронизирована со соответствующей отметкой на вкладке Вложения;
• Примечания — примечания к входящему (например, сюда можно вписать, какие документы из присланных надо отсканировать или приложить к письму), синхронизировано со соответствующим полем на вкладке Вложения.

Поля для заполнения на вкладке Вложения:

• Таблица — файлы, приложенные к письму (содержимое таблицы можно редактировать при помощи команд Открыть…, Добавить, Удалить);
• Нуждается в сканировании — отметка о необходимости сканирования, синхронизирована со соответствующей отметкой на вкладке Общее;
• Примечания — примечания к входящему (например, сюда можно вписать, какие документы из присланных надо отсканировать или приложить к письму), синхронизировано со соответствующим полем на вкладке Общее;
• Локальная папка — путь до каталога, в котором будут храниться прикреплённые к входящему файлы.

Удаление входящего

В разделе Входящие выберите письмо и на панели Действия нажмите Удалить. 

Редактирование входящего

В разделе Входящие выберите письмо и дважды кликните по нему. 

В открывшейся карточке входящего отредактируйте предложенные поля и нажмите Сохранить.

Прикрепление сканов и других документов

• Отсканируйте материалы, которые хотите хранить вместе со входящим, и сохраните где-либо на компьютере;
• В разделе Входящие выберите письмо и дважды кликните по нему; 
• В открывшейся карточке входящего на вкладке Вложения кликните по команде Добавить и выберите файлы с отсканированными материалами, которые хотите приложить к входящему;
• Нажмите Сохранить.

Совет: если вы хотите приложить к входящему скан или другой файл не сейчас, а чуть погодя, или хотите поручить прикладывать сканы другому пользователю программы, то: 

• в карточке входящего поставьте галочку Нуждается в сканировании и впишите в поле Примечания напоминание, какие именно документы надо отсканировать;
• когда придёт время прикладывать сканы, откройте раздел Входящие, на панели Фильтрация в выпадающем списке выберите пункт Нуждающиеся в сканировании, и программа отфильтрует вам все входящие, к которым надо прикрепить документы;
• откройте карточку входящего и прочитайте в поле Примечания, что надо приложить к входящему;
• на вкладке Вложения добавьте нужные документы, снимите галочку Нуждается в сканировании и нажмите Сохранить.